Bạn là người bị deadline dí hay là đi dí ngược deadline?

Ảnh chụp trong buổi "lễ tốt nghiệp" mái trường Tòhe mến yêu của mình

Hôm nay lục lại điện thoại, thấy được hai bức ảnh cũ mà một bầu trời kỷ niệm ùa về. Hình này chụp trong "lễ tốt nghiệp” của mình ở công ty thứ hai. Mình được công ty trao cho một tấm “bằng tốt đẹp” =)) Bên trên có cả bảng điểm ghi lại những dấu ấn của nhân sự trong thời gian làm việc. Trong số các “môn học” khó mà mình đã học qua ở “ngôi trường” này, vinh dự thay “Đạo đức deadline” là môn mà mình có điểm tổng kết cao nhất A++++++ (Vì mình dữ dằn không để deadline doạ bao giờ :)))

Flex thế đủ rồi, trở lại chuyện chính này. Chắc chắn chẳng có ai muốn bị trễ deadline cả, nhưng tại sao có nhiều bạn vẫn có vấn đề với nó? Mình nghĩ không hẳn là một chữ lười đâu, nguyên nhân sâu xa có thể còn nằm ở việc không tính toán kỹ càng khối lượng công việc, ngộ nhận về khả năng thực thi của bản thân dẫn đến nhận lố, nhận bừa. Một trường hợp nữa là dù dư thời gian nhưng phân bổ nó không hợp lý cũng có thể dẫn đến nước đến chân mới nhảy, trễ luôn cả deadline.

Vậy thì hãy để một người từng có điểm “Đạo đức deadline” cao nhất trường này gợi ý cho bạn một số chiêu thức mình đã và đang áp dụng để tránh bị deadline dí hiệu quả nhé:

1. Kiểm tra kỹ khối lượng công việc cần làm

Trước khi nhận bất cứ một đầu việc nào, bạn cũng phải chắc chắn nắm được toàn bộ công việc cần làm. Để cho kỹ hãy lên luôn checklist từng đầu việc. Nếu đó là những việc bạn đã có kinh nghiệm thực thi rồi thì chỉ nhìn sợ bộ bạn cũng có thể ước lượng được khá chính xác thời gian cần để hoàn thành. Tuy nhiên với những task mới chưa từng làm qua, bạn cần có thời gian tìm hiểu, thử sai, chỉnh sửa nữa nên sẽ mất nhiều thời gian hơn, hãy tính thêm thời gian cho cả quá trình thử này nữa.

2. Cân nhắc năng lực thực thi

Bên cạnh khối lượng công việc, bạn cũng cần cân nhắc tương quan xem khả năng của có thể hoàn thành khối lượng công việc là trong bao lâu. Hơn nữa, đừng quên làm việc gì cũng sẽ xuất hiện rủi ro. Năng lực thực thi không chỉ dừng lại ở chuyên môn mà còn cần lưu ý đến cả sức khoẻ thể chất lẫn sức khỏe tinh thần. Những điều này có thể dễ dàng ảnh hưởng đến việc bạn có xử lý tốt công việc được hay không.

Bên cạnh đó, hãy luôn luôn chuẩn bị phương án dự phòng. Ai có thể là người thay thế nếu bạn gặp tình huống bất khả kháng, không thể hoàn thành công việc. Điều này đảm bảo cho dự án có thể luôn đi đúng tiến độ, tránh ảnh hưởng đến những người khác cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân.

3. Tăng hiệu suất xử lý công việc

Tăng hiệu suất xử lý công việc bằng cách tránh xa các nguồn sao nhãng. Tắt điện thoại, thoát mạng xã hội, tìm không gian yên tĩnh, trao đổi với đồng nghiệp rằng mình cần tập trung để tránh bị làm phiền.

Phân chia các task theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng và tình trạng khẩn cấp. Những việc có cùng tính chất thì gom nhóm, xử lý một lượt cùng nhau sẽ tiết kiệm được thời gian hơn.

Với các công việc quen thuộc lặp đi lặp lại nhiều lần, tìm cách tối ưu bằng các biểu mẫu, template có sẵn. Bạn cũng có thể tham khảo cách làm của đồng nghiệp để học hỏi bí kíp xử lý công việc từ họ.

4. Nếu có một deadline xông xênh, xin đừng để nước đến chân mới nhảy

Một số bạn có xu hướng thích hardcore, phải đến mấy ngày cuối dồn vào làm một lần mới có động lực hay nghĩ ra được điều gì đó. Cách này có thể có hiệu quả với một số người, nhưng sẽ có nhiều trường hợp, vì không có đủ thời gian để tìm hiểu thông tin, nghiên cứu, trau chuốt mà thành phẩm cuối cùng dù hoàn thành cũng không phải là một sản phẩm tốt, thậm chí là không sử dụng được mà mất thêm thời gian chỉnh sửa sau đó.

Vì vậy tốt hơn hết, trong trường hợp này, bạn hãy lập một timeline cụ thể, tự đặt ra những deadline cho mình để giải quyết từng phần trong thời gian phù hợp. Đảm bảo dành ra thời gian để review, chỉnh sửa lại lần cuối nếu cần.

5. Nhớ rằng deadline không chỉ là một thời hạn, nó còn thể hiện uy tín cá nhân

Trễ deadline có thấy thẹn không? Thẹn chứ. Mình đã chấp nhận thời hạn này rồi cơ mà. Vậy mà lời nói ra lại không thực hiện được, vậy chính là thất hứa. Một lần, hai lần có thể thông cảm, còn liên tục xảy ra sẽ ảnh hưởng đến uy tín của bản thân. Nếu deadline chỉ được đặt ra cho có, vậy thì ai sẽ dám tin tưởng mà giao cho bạn những việc quan trọng đây?

Đọc đến đây, có thể một số bạn sẽ nghĩ có phải lúc nào mình cũng được chọn deadline đâu. Thế còn mấy cái deadline từ trên trời rơi xuống, mang tính chất thông báo thôi thì phải làm thế nào. Trên thực tế, có những trường hợp dù muốn hay không, bạn vẫn sẽ phải gặp những hung thần deadline như vậy. Khi đó cách xử lý của mình sẽ là:

- Trao đổi thẳng thắn % khối lượng công việc có thể xử lý được trong năng lực của bản thân. - Gợi ý ngược với người giao việc về việc bổ sung thêm nhân lực để hoàn thành công việc trong thời gian được yêu cầu. - Liệt kê các đầu việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên để triển khai. Có đồng đội thì phân chia công việc cho phù hợp với sở trường từng người để tiết kiệm thời gian. - Cuối cùng là vào việc một tâm thế sẵn sàng chiến đấu =)) Nhưng làm gì thì làm cũng nên ăn uống đầy đủ đúng bữa và có những quãng nghỉ ngắn để tái tạo lại năng lượng nha.

Mình chúc bạn sớm ngày thong dong tự tại đối diện deadline, thậm chí ung dung dí ngược lại nó nhé.